Хатшының міндеттері

Шағын және орташа кәсіпорындарда іс қағаздарын ұйымдастыру салмағы негізінен кәсіпорын басшысы хатшысының немесе бөлімше басшысы хатшысының мойнына түседі. Алайда хатшының міндеті мұнымен ғана шектеліп қалмайды.

Хатшылық жұмыс бір жұмыс түрінен басқасына жылдам көшуді талап етеді. Хатшының маңызды функциясы – басшыға барынша көмек көрсету және оның уақытын үнемдеу. Бұл міндеттер мынадай жұмыстардың атқарылуын көздейді:

1) Құжаттармен жұмыс жүргізу. Бұл қызмет түріне бүкіл іс қағаздарын жүргізуге байланысты жұмыстар: құжаттарды ресімдеу, құжаттарды құрылымдық бөлімшелерге жөнелту, құжаттардың орындалу мерзімін бақылау, басшының қол қоюына құжаттар қабылдау және олардың дұрыс ресімделуін бақылау, орындалған құжаттарды сақтауды ұйымдастыру кіреді.

2) Байланыс құралдарымен жұмыс істеу. Телефонмен келіссөздер жүргізу (басшы жұмыс орнында болмаған кезде хатшы телефон шалған адамның аты-жөні мен телефонын, мүмкіндігінше оны қызықтырған сұрақты жазып алады), факс қабылдау-жөнелту, электронды почта бойынша хабарлар қабылдау-жөнелту. Хатшы өзі пайдаланып отырған байланыс құралдарының жарамды жағдайда болуына да міндетті, олар істен шықса дереу жөндеу қызметін шақырып, оңдатуы керек.

3) Келушілермен жұмыс жүргізу. Бұған хатшыға жүгінген кәсіпорын қызметкерлерінқабылдау және көмек беру, сол секілді іссапарға жіберілген қызметкерлерге көмек көрсету (тиісті бөлімшеге жіберу, қонақүйге орналасуын қамтамасыз ету) кіреді.

4) Жиналысты дайындау және өткізу. Хатшы жиналысқа шақырылғандарды басшының тапсырмасымен таныстыруы керек, қатысушылардың тізімін жасауы, басшының баяндамасын ресімдеу керек. Жиналыс өткізу кезінде хатшы хаттама жүргізеді.

5) Шаруашылық сипаттағы жұмыстар. Хатшының міндетіне шаруашылық сипатындағы да жұмыстар кіреді. Бұл басшы кабинетінің жинастырылу жай-күйі, барлық техникалық құрал-жабдықтардың жарамды болуы, т.б. басшы кабинетін қажетті кеңсе құралдарымен жабдықтау.

• кеңсе және кеңсе жабдықтарын басқару;
• пошта өңдеу;
• мәтіндерді өңдеу;
• іскерлік сапарлар ұйымдастыру;
• кеңсе жұмысын ұйымдастыру;
• кеңсе байланыстары;
• телефон арқылы сөйлесті;
• уақытты жоспарлау;
• кездесулерді дайындау;
• деректер жинау;
• курьерлік қызметтер;
• теру (он саусағымен);
• калькуляторды пайдалану;
• көшіру;
• мерзімдердің сақталуын бақылау;
• электрондық хат алмасу;

• менеджерлер файлы;
• Интернеттің негізгі білімі;
• F-Secure;
• Kapersky;
• Norton AntiVirus;
• электрондық поштаны пайдалану;