1) обеспечивать функционирование приемной директора филиала (далее – руководство): ежедневно проверяет и подготавливает рабочее место руководства; ведет регламент работы, учет приема посетителей; осуществляет прием сообщений и их незамедлительное доведение до работников филиала; обеспечивает взаимодействие с ним руководителей подразделений;
2) вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений;
3) принимать документы и личные заявления на подпись руководству;
4) организовывать проведение телефонных переговоров руководства, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание, передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения руководству информацию, полученную по каналам связи;
5) по поручению руководства составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы;
6) по поручению руководства оперативно производить копирование, сканирование необходимых для его работы документов;
7) организовывать выезды руководства в производственные командировки (бронировать авиабилеты, гостиницы);
8) обеспечивать рабочее место руководства необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
9) осуществлять своевременную обработку и регистрацию почтовых корреспонденций, поступивших документов в филиал через ЭДО «Lotus Notes»;
10) осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
11) осуществлять своевременную обработку исходящей, отправляемой корреспонденции;
12) осуществление контроля за правильностью оформления исходящей корреспонденции согласно утвержденной Инструкции по электронному делопроизводству Общества и регистрация их через ЭДО «Lotus Notes»;
13) отправка исходящих документов по факсу;
14) прием и отправка документов почтой "Спецсвязь" и «ЕМС-Казпочта»;
15) составление реестров и накладных на отправляемую почтовую корреспонденцию;
16) регистрация в журнале и распределение по назначениям входящих посылок, бандеролей;
17) контроль и мониторинг исполнительской дисциплины по распорядительным документам Общества;
18) подготовка ежеквартальной аналитической информации по исполнительской дисциплине подразделений филиала по распорядительным документам, поступающих из Центрального аппарата Общества;
19) обеспечение учета, сохранности и использования, в установленном порядке, печатей и штампов филиала;
20) выполнение работы по распоряжению руководства, не предусмотренные настоящей инструкцией, обусловленные производственной необходимостью.
- файл менеджеры;
- базовые знания интернета;
- использование электронной почты;
- Казахский / продвинутый уровень
- Русский / продвинутый уровень
- Английский / начальный уровень
