· Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса;
· Обеспечивает рабочее место руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
· Участвует в организации рабочих мест для новых сотрудников;
· Проверяет на наличие и рабочее состояние офисное оборудования;
· Проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим);
- Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя и сотрудников Филиала и Товарищества (заказ транспорта, билетов, организация встреч, переговоров и пр.) в период служебных поездок и командировок;
- Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников, регистрация участников);
- В случае необходимости принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах, совещаниях, ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров, совещаний;
- Организовывает документооборот в Филиале в пределах своей компетенции: определение общих правил составления документов, последовательность их визирования и утверждения, формы документов внутреннего и внешнего назначения, использование бланков с логотипом Филиала и пр.;
· Принимает поступающую на рассмотрение руководителей корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для исполнения;
- Контролирует исполнение документов, оформлять справку по текущему состоянию по зарегистрированным документам;
- Обеспечивать системную целостность делопроизводства;
- Составляет и подготавливает документы по поручению руководителя: распоряжения, указания, служебные записки, протоколы, акты, сводные или аналитические справки, деловые письма и пр.;
- Контролирует соблюдение подразделениями и сотрудниками правил по составлению документов и организации документооборота, возвращать на доработку неверно составленные документы;
- Ведет записи на прием к руководителю, организовывать прием посетителей;
- Организовывает телефонные переговоры руководителя, прием и передачу телефонограммы, записывать в отсутствие руководителя переданные ему сообщения и доводить их содержания до руководителя.
- Принимает телефонные звонки, поступающие в приемную и перенаправляет их в соответствующие подразделения с использованием мини-АТС.
- Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефакс, электронная почта и др.);
- По поручению руководителей составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Осуществляет компьютерный набор текстов по поручению руководителя;
- Осуществляет копирование и сканирование документов;
- Обеспечивает рациональное использование выделенных финансовых средств, составляет авансовые отчеты по затратам;
- Организовывает закуп канцелярских товаров, питьевой воды и прочих принадлежностей;
- Осуществляет контроль исполнения работниками Филиала изданных распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей Филиала, взятых на контроль. У
- Ведет контрольно-регистрационную картотеку входящих и исходящих документов, писем, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, компьютерные банки данных, систематизирует и хранит документы текущего архива. Участвовать в подготовке и проведении корпоративных мероприятий.
Требование:
- На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее (или послевузовское) образование по соответствующей специальности, дополнительную подготовку (курсы, классы) по направлению «Офис-менеджер»;
- Опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Грамотная речь.
- Возраст от 20 до 30 лет.
Условия работы:
- Режим работы: 5/2, стабильная работа в молодом коллективе, офис в центре города.
- администрация канцелярских и офисных принадлежностей;
- обработка почты;
- обработка текстов;
- организация командировок;
- организация работы офиса;
- офисные коммуникации;
- офисный менеджмент;
- переговоры по телефону;
- планирование времени;
- администрация файлов, документов и записей;
- подготовка встреч;
- приемная (офис);
- сбор данных;
- копирование;
- информация;
- контроль за соблюдением сроков;
- электронная переписка;
- способность изучать новые программные приложения;
- базовые знания интернета;
- MS Excel;
- MS Outlook;
- MS Word;
- Internet Explorer;
- знание текстовых процессоров;
- электронные таблицы;
- использование электронной почты;
- Казахский / высокий уровень
- Русский / высокий уровень
- Английский / средний уровень