Организует работу по регистрации, учету, хранению и передачи в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений ректора, служебных писем, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением, доводит до сведения руководства о нарушениях сроков исполнения документов.
Разрабатывает номенклатуру дел.
Участвует в процедуре управления документацией института.
Осуществляет контроль за правильным оформлением дел в структурных подразделениях института и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив.
Обеспечивает функционирование системы менеджмента качества в СУПиД.
Организует регулярную проверку и актуализацию нормативных документов системы менеджмента качества, а также управление организационно-распорядительной документацией и данными (записями) о качестве.
Обеспечивает печатание и размножение служебных документов, контролирует учет и хранение документов копий входящих писем и ответов на них.
Организует оформление и учет командировочных удостоверений согласно приказам, регистрацию работников, прибывающих в командировку в институт.
Оказывает совместно с архивистом методическую помощь подразделениям института в составлении номенклатуры дел.
Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях института, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствованиии автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
Обеспечивает единый порядок документирования, организацию работы с документами в целом по институту.
В соответствии с нормативными правовыми актами осуществляет руководство и контроль за подготовкой всей необходимой документации для проведения деятельности службы, несет ответственность за своевременность, содержание, полноту, качество и достоверность подготовленных документов по деятельности службы, а также по заданию ректора, в том числе, при необходимости докладов, выступлений и информаций, подготовленных на заседания коллегиальных совещательных органов (Ученый совет, ректорат, рабочее совещание и др.).
Ведет протоколы ректората на государственном и русском языках, согласовывает повестку ректората в случаях внесения изменений, участвует в разработке плана заседаний ректората, собирает тексты выступлений и подшивает к протоколам, организует участие членов ректората на заседании, сообщает им информацию в случае изменений.
Контролирует готовность конференц-зала к проведению заседаний ректората, в том числе подготовленности компьютерной и оргтехники ответственными лицами.
Соблюдает требования по взаимозаменяемости по поручению руководителя структурного подразделения в случае производственной необходимости: большой объем работы на другом участке, подготовка срочных документов для комиссий, по требованиям внешних организаций или руководства, в период проверок, в период временного отсутствия работников и др.
- базовые знания интернета;
- MS Excel;
- MS Word;
- ответственность;
- готовность к сверхурочной работе;
- внимание;
- Казахский / высокий уровень
- Русский / высокий уровень
