Рабочих мест
1
Обязанности
1. Организационное и административное обеспечение
Осуществлять организационное и административное обеспечение текущей деятельности офиса Аудиторской организации.
Организовывать прием и распределение входящей корреспонденции, передавать документы на рассмотрение Генеральному директору, Директору филиала, в структурные подразделения или ответственным исполнителям.
Принимать документы, заявления и иные материалы, представляемые на подпись руководству.
Подготавливать документы, материалы и информацию, необходимые для работы руководства и офиса.
Контролировать своевременное рассмотрение и исполнение документов структурными подразделениями и ответственными исполнителями.
Проверять правильность оформления документов, передаваемых на подпись, осуществлять их редактирование и подготовку к подписанию.
Организовывать телефонные переговоры, принимать и передавать сообщения, своевременно доводить полученную информацию до руководства и соответствующих работников.
Подготавливать деловые письма, запросы, ответы и иные документы в пределах своей компетенции.
2. Делопроизводство и документооборот
Вести делопроизводство и обеспечивать систематизацию, учет, хранение и движение документов.
Осуществлять обработку и подготовку информации с использованием компьютерной техники и информационных систем.
Обеспечивать регистрацию, учет и контроль исполнения входящих и исходящих документов.
Формировать и поддерживать в актуальном состоянии электронные базы документов и иной служебной информации.
3. Организация совещаний и рабочих мероприятий
Осуществлять организационную подготовку заседаний, совещаний и иных рабочих мероприятий.
Обеспечивать сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени, месте и повестке мероприятия.
При необходимости вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний, контролировать передачу соответствующих поручений исполнителям.
4. Кадровое администрирование
Оформлять документы по приему, переводу и увольнению работников в соответствии с трудовым законодательством, приказами руководства и установленными в Аудиторской организации процедурами.
Формировать и вести личные дела работников, своевременно вносить изменения, связанные с их трудовой деятельностью.
Обеспечивать ведение и сохранность кадровой документации в пределах предоставленных полномочий.
5. Поиск и привлечение клиентов
Осуществлять поиск потенциальных клиентов и анализировать их потребности в аудиторских и сопутствующих услугах.
Разрабатывать и применять способы поиска и привлечения клиентов, формировать и направлять коммерческие предложения.
Осуществлять поиск клиентов посредством электронной почты, телефонных переговоров, деловых мероприятий, интернет-ресурсов и иных доступных каналов коммуникации.
Проводить первичные переговоры с потенциальными клиентами, выявлять их потребности и предоставлять необходимую информацию об услугах Аудиторской организации.
Подготавливать ценовые и коммерческие предложения с учетом потребностей конкретного клиента.
Собирать и систематизировать информацию, необходимую для предварительной оценки потенциальных клиентов в соответствии с внутренними процедурами Аудиторской организации.
6. Работа с существующими клиентами
Поддерживать постоянную деловую коммуникацию с существующими клиентами.
Координировать взаимодействие между клиентами, руководством и работниками Аудиторской организации в пределах своей компетенции.
Обеспечивать обратную связь с клиентами, изучать их требования, предложения и замечания по оказываемым услугам.
Принимать и систематизировать обращения и претензии клиентов, доводить их до сведения ответственных работников и руководства, контролировать обратную связь с клиентом.
Принимать участие в мероприятиях, направленных на поддержание долгосрочных деловых отношений с клиентами.
Формировать и вести электронную клиентскую базу, обеспечивать своевременное внесение и актуализацию информации о клиентах и потенциальных клиентах.
7. Государственные закупки и конкурсные процедуры
Осуществлять мониторинг веб-порталов государственных закупок и иных информационных ресурсов в целях выявления конкурсов и закупок аудиторских и сопутствующих услуг.
Анализировать выявленные закупки и передавать руководству информацию о потенциально интересных конкурсах и лотах.
Осуществлять сбор, подготовку и оформление документов для участия Аудиторской организации в государственных закупках, конкурсах и иных закупочных процедурах.
Контролировать комплектность и своевременность подготовки документов, необходимых для участия в закупочных процедурах.
8. Маркетинг, анализ рынка и внешние коммуникации
Осуществлять сбор и анализ доступной информации о рынке аудиторских и сопутствующих услуг, потенциальных клиентах и конкурентах.
Изучать применяемые конкурентами подходы к привлечению и работе с клиентами.
Участвовать в организации внешних коммуникаций Аудиторской организации.
Обеспечивать в пределах своих полномочий взаимодействие руководства с клиентами, банками, организациями, государственными органами, профессиональными объединениями и иными заинтересованными сторонами, включая международные организации.
9. Конфиденциальность и внутренние требования
Соблюдать конфиденциальность информации, полученной в связи с исполнением должностных обязанностей, не допускать ее неправомерного раскрытия или передачи третьим лицам.
Соблюдать установленные в Аудиторской организации правила документооборота, внутренние регламенты, политики и процедуры.
Обеспечивать в пределах своей компетенции функционирование систем менеджмента, внедренных в Аудиторской организации.
Выполнять иные поручения непосредственного руководителя, относящиеся к должностным функциям работника.
Профессиональные навыки
- Ведение и составление документов;
- Ведение документации и формирование отчетности;
- Подготовка технической документации;
- Контроль исполнения поставленных задач;
- Обработка результатов закупки, заключение контракта;
- Проведение переговоров и формирование коммерческих документов и соглашений;
- Заключение и исполнение договоров;
- Организация работы офиса;
- Участие в тендерах, подготовка коммерческих предложений;
- Использование компьютера и других средств коммуникации;
Личные качества
- Ответственность;
- Понимание бизнеса;
- Пунктуальность;
- Самостоятельность и ответственность;
- Сотрудничество и взаимодействие;
- Умение работать в команде;
- Дисциплинированность;
- Аналитическое мышление;
- Доброжелательность;
- Устные коммуникативные навыки;
- Письменные коммуникативные навыки;
- Концентрация и управление вниманием;
- Навык ведения переговоров;
- Поиск и анализ информации;
- Добропорядочность;
- Контроль рабочих процессов;
- Проведение обзоров и мониторинг цен;
- Работа с электронными таблицами;
- Компьютерная грамотность;
- Критическое мышление;
- Многозадачность;
Знание языков
- Казахский / высокий уровень
- Английский / высокий уровень
- Русский / высокий уровень
Регион
г. Астана, район Есиль
