Лауазымдық міндеттері

Университет құжаттарын мұрағаттық есепке алуды және ұйымдастыруды Қазақстан Республикасының заңнамасына және ішкі нормативтік құжаттарға сәйкес жүзеге асырады. Мұрағаттық құжаттардың сақталуын, жүйеленуін және есепке алынуын қамтамасыз етеді.

Университеттің құрылымдық бөлімшелерінен құжаттарды мұрағаттық сақтауға қабылдауды жүзеге асырады, олардың жиынтықтылығын, дұрыс ресімделуін және белгіленген талаптарға сәйкестігін тексереді.

Істерді қалыптастыруды, жүйелеуді және сипаттауды, істер номенклатурасын жүргізуді, мұрағаттық құжаттарды есепке алуды, мұрағаттық тізілімдер мен дерекқорларды құру мен жүргізуді жүзеге асырады.

Құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуді, соның ішінде сақтау шарттарының сақталуын, құжаттардың физикалық жай-күйін бақылауды, мұрағаттық материалдардың жоғалуы мен зақымдануының алдын алуды жүзеге асырады.

Қызметкерлердің, білім алушылардың, түлектердің және уәкілетті органдардың сұраулары бойынша мұрағаттық анықтамаларды, құжаттардың көшірмелері мен үзінді көшірмелерін беруді жүзеге асырады. Белгіленген процедуралар мен мерзімдердің сақталуын қамтамасыз етеді.

Құжаттарды мемлекеттік сақтауға өткізуге дайындауды, құжаттардың құндылығына сараптама жасауға, сақтау мерзімі өткен құжаттарды есептен шығаруға (жоюға) қатысуды жүзеге асырады.

Құрылымдық бөлімшелерде іс қағаздарын жүргізу және мұрағаттық сақтау қағидаларының сақталуын бақылауды жүзеге асырады, қызметкерлерге мұрағат ісі мәселелері бойынша әдістемелік көмек көрсетеді.

Университеттің мұрағат қызметі бойынша есептік, статистикалық және талдау материалдарын дайындауға қатысады.

Дербес деректерді қорғау және ақпараттың құпиялылығы бойынша Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарының сақталуын қамтамасыз етеді.

Біліктілікке қойылатын талаптар Құжаттану және мұрағаттану, тарих, құқықтану, менеджмент немесе сабақтас мамандықтар бағыттары бойынша жоғары немесе орта кәсіптік білім. Мұрағат ісі, құжат айналымы немесе әкімшілік қызмет саласындағы жұмыс өтілі 1 жылдан кем емес. Мұрағаттарды жүргізу, құжаттарды жүйелеу, тізілімдермен жұмыс істеу, мұрағаттық анықтамаларды дайындау және құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету дағдылары.Должностные обязанности

Осуществляет организацию и ведение архивного учета документов университета в соответствии с законодательством Республики Казахстан и внутренними нормативными документами. Обеспечивает сохранность, систематизацию и учет архивных документов.

Осуществляет прием документов от структурных подразделений университета на архивное хранение, проверяет их комплектность, правильность оформления и соответствие установленным требованиям.

Осуществляет формирование, систематизацию и описание дел, ведение номенклатуры дел, учет архивных документов, создание и ведение архивных реестров и баз данных.

Осуществляет обеспечение сохранности документов, включая соблюдение условий хранения, контроль физического состояния документов, предотвращение утраты и повреждения архивных материалов.

Осуществляет выдачу архивных справок, копий и выписок из документов по запросам работников, обучающихся, выпускников и уполномоченных органов. Обеспечивает соблюдение установленных процедур и сроков.

Осуществляет подготовку документов к передаче на государственное хранение, участие в экспертизе ценности документов, списании документов с истекшими сроками хранения.

Осуществляет контроль соблюдения правил делопроизводства и архивного хранения в структурных подразделениях, оказывает методическую помощь сотрудникам по вопросам архивного дела.

Участвует в подготовке отчетных, статистических и аналитических материалов по архивной деятельности университета.

Обеспечивает соблюдение требований законодательства Республики Казахстан по защите персональных данных и конфиденциальности информации.

Требования к квалификации

Высшее или среднее профессиональное образование по направлениям: документоведение и архивоведение, история, юриспруденция, менеджмент или смежные специальности. Стаж работы не менее 1 года в сфере архивного дела, документооборота или административной деятельности. Навыки ведения архивов, систематизации документов, работы с реестрами, подготовки архивных справок и обеспечения сохранности документов.

• Оформление нормативной документации;
• Прием и хранение технической документации;
• Работа с архивом;
• Организация документооборота;
• Журнализация (логирование) материала для быстрого поиска тематической информации;
• Проведение инвентаризации (архивы, библиотеки, музеи);
• Регистрация входящей и исходящей информации;

• Адаптивность;
• Ответственность;
• Стрессоустойчивость;
• Умение работать в команде;
• Дисциплинированность;
• Аккуратность;
• Письменные коммуникативные навыки;
• Добропорядочность;
• Работа в MS Office;
• Работа с электронными таблицами;
• Компьютерная грамотность;